Tag der offenen Tür im Tennisverein organisieren: Anmeldungen ohne Zettelwirtschaft sammeln

Das Wetter wird besser, die Plätze sind frisch gewalzt, der Vorstand hat beschlossen: An einem Samstag Ende Mai macht der Verein einen Tag der offenen Tür. Bis jemand fragt: “Wer sammelt eigentlich die Anmeldungen ein?”

Und schon liegt sie wieder auf dem Tisch im Vereinsheim, die Klemmbrettmappe. Ein Zettel mit Spalten für Name, Telefon, Alter und Schnupperstunde. Daneben ein zweiter Zettel für die Eltern, ein dritter für die Verlosung. Am Ende des Tages weiß keiner mehr, welcher Zettel zu wem gehört, und in der Woche darauf ruft niemand zurück, weil die Handschrift unleserlich war.

Mit ein paar Überlegungen vorab lässt sich der Tag der offenen Tür so organisieren, dass am Montag danach klar ist, wer Mitglied werden möchte und wer noch einen Anstoß braucht.

Vor dem Tag: Wer kommt, wann, auf welchen Platz?

Die meisten Vereine kündigen den Tag der offenen Tür über die Homepage, einen Aushang am Vereinsheim und manchmal über die Lokalzeitung an. Wer wirklich kommen will, möchte trotzdem planen können. Vor allem Eltern mit Kindern, die schon im Fußballverein und in der Musikschule eingespannt sind.

Hilfreich ist deshalb eine einfache Voranmeldung. Nicht verpflichtend, sondern als Angebot: “Wenn du eine Schnupperstunde buchen möchtest, trag dich hier ein.” Wer einen Slot reserviert hat, kommt mit höherer Wahrscheinlichkeit, und der Trainer weiß, wie viele Bälle er aus dem Keller holen soll.

Ein einfaches Rechenbeispiel: Drei Plätze von 11 bis 17 Uhr, pro Platz acht Slots à 30 Minuten, macht 24 Schnupperstunden. Statt die Leute am Tag selbst zwischen Platz 1 und Platz 3 hin- und herzuschicken, klärt die Voranmeldung vorab, wer wann wo trainiert: Erwachsene Anfänger auf einem Platz, Kinder auf dem zweiten, Jugendliche und Wiedereinsteiger auf dem dritten.

Wenn die Voranmeldung online läuft, hat der Vorstand schon vor dem Wochenende eine Liste mit Namen, Telefonnummern und Mailadressen. Die müssen am Tag selbst nicht mehr erfragt werden. Wer spontan vorbeikommt, wird in einen freien Slot eingetragen oder bekommt einen Termin in der Folgewoche. Auch das ist eine bessere Antwort als “Tja, schade, kommen Sie nächstes Jahr wieder.”

Am Tag: Eine Anlaufstelle, klare Zuständigkeiten

Ein häufiger Fehler: Am Tag der offenen Tür ist jeder ein bisschen für alles zuständig. Der Kassenwart begrüßt Gäste, die Jugendwartin grillt, der zweite Vorsitzende führt zwei Familien gleichzeitig über die Anlage. Anmeldungen werden auf die Schnelle auf einem Bierdeckel notiert.

Besser ist ein fester Empfang. Ein Tisch am Eingang, idealerweise mit zwei Personen im Wechsel. Dort liegt ein Tablet oder Laptop, auf dem die Anmeldungen direkt eingetragen werden. Wer vorangemeldet ist, wird abgehakt und bekommt einen Zettel mit Platz, Uhrzeit und Trainer. Wer spontan kommt, gibt seine Daten ein einziges Mal ein. Wenn am Empfang jemand sitzt, der lieber mit Stift arbeitet, sammelst du parallel auf einem klar strukturierten Formular und überträgst die Daten abends. Hauptsache, es bleibt nicht bei losen Zetteln in drei Stapeln.

Was an diesem Empfang erfasst werden sollte:

• Name und Alter (bei Kindern auch das Alter der Eltern, falls eine Familienmitgliedschaft interessant wird)
• Telefon oder Mail, je nachdem, was die Person lieber gibt
• Schnupperstunde gewünscht, ja oder nein, und wenn ja, in welcher Altersgruppe
• Interessensschwerpunkt: Mannschaftstennis, freies Spielen, Training, Kindertraining
• Wie die Person vom Tag der offenen Tür erfahren hat

Diese fünf Punkte reichen. Wer mehr fragt, schreckt ab. Wer weniger fragt, kann später nicht nachfassen.

Ein Hinweis zum Datenschutz: Sobald du Kontaktdaten von Minderjährigen aufnimmst, brauchst du die Einwilligung der Erziehungsberechtigten, am besten schriftlich auf demselben Formular. Eine kurze Zeile, in welche Mailadresse oder Telefonnummer ihr euch wenden dürft und wofür, reicht in den meisten Fällen. Bei Erwachsenen genügt ein Hinweis, dass die Daten ausschließlich für die Kontaktaufnahme nach dem Tag der offenen Tür verwendet werden.

Wichtig ist die Übergabe an die Trainer. Wenn jemand sich für 14:30 Uhr anmeldet, sollte die Trainerin das auch wissen, ohne alle zehn Minuten zum Empfang zu laufen. Eine geteilte Liste, auf die alle Beteiligten mit dem Handy zugreifen, löst das Problem. Notfalls reicht ein ausgedruckter Plan, der mittags und nachmittags einmal aktualisiert wird.

Nach dem Tag: Die zwei Wochen, in denen sich entscheidet, wer Mitglied wird

Die zwei Wochen nach dem Tag der offenen Tür sind entscheidend. Wer in dieser Zeit nichts hört, vergisst den Verein wieder, oder die Kinder fragen nach drei Tagen nicht mehr nach.

Spätestens am Montag nach dem Tag der offenen Tür sollte jede Person, die sich eingetragen hat, eine Nachricht bekommen. Kurz, persönlich, mit einem klaren nächsten Schritt. Bei Familien mit Kindern eine konkrete Einladung ins reguläre Kindertraining, mit Datum und Uhrzeit. Bei interessierten Erwachsenen eine konkrete Einladung zum Mannschafts- oder Hobbytraining, mit Datum und Uhrzeit.

Solche Nachrichten lassen sich vorbereiten, wenn am Empfang sauber erfasst wurde, was die Person interessiert. Ein generisches “Wir freuen uns über Ihren Besuch” hilft niemandem weiter. Ein konkreter Termin schon.

Auch die Mitgliedschaftsunterlagen sollten griffbereit liegen. Manche Menschen wollen sofort unterschreiben, manche brauchen zwei Wochen, manche müssen erst mit dem Partner reden. Für alle drei Gruppen sollte es eine Antwort geben: Sofort-Anmeldung am Empfang, Unterlagen zum Mitnehmen, oder ein vereinbarter Anruf in der Folgewoche.

Eine Liste, auf der man am Donnerstag nach dem Wochenende sieht, wer noch nicht zurückgemeldet hat, ist Gold wert. Auf Papier funktioniert das selten, auf einem geteilten System schon. Dann kann auch die Jugendwartin von zu Hause aus kurz schauen, ob bei den Kindern alles erledigt ist.

Wenn du gerade einen Tag der offenen Tür planst

Mit tennisheim.app bauen wir gerade ein System für genau diese Aufgaben: Voranmeldungen einsammeln, Schnupperslots koordinieren, Mitgliederdaten an einer Stelle halten, statt sie auf drei Klemmbrettern und in einer WhatsApp-Gruppe zu verteilen.

Wenn das nach etwas klingt, das deinem Verein die nächste Saison erleichtern würde, trag dich auf unserer Warteliste ein. Wir melden uns, sobald wir mit ersten Vereinen testen.

Bis dahin: Viel Erfolg am Samstag. Und einen Stift in Reserve dabeihaben schadet nie.